Naczelny Sąd Administracyjny wydał wyrok w sprawie przechowywania kopii wystawianych faktur w formie elektronicznej.

Sprawa dokładnie dotyczyła tego, iż spółka wystawiająca miesięcznie kilkanaście tysięcy faktur zgłosiła się do Urzędu Skarbowego z prośbą o interpretację przepisów, wskazując iż jeśli dokument jest przechowywany w taki sposób, aby uniemożliwić ingerencję w jego treść wystawiający nie ma obowiązku przechowywać go w postaci papierowej. Ponadto wydrukowanie takiego dokumentu z napisem „kopia” jest możliwe w każdym momencie na żądanie organu kontrolującego.

Organy Podatkowe uznały jednak, że zarówno kopia jak i oryginał faktury powinny być wystawione w identycznej, czyli papierowej formie. Za tą interpretacją przepisów obstawał także wojewódzki sąd administracyjny.

Sprawa trafiła do NSA, który uchylił wyrok sądu wojewódzkiego, kierując sprawę do ponownego rozpatrzenia. NSA uznał, że przepisy wykonawcze do ustawy o VAT nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur. Stanowisko NSA uznaje, że wystawienie faktury to zgromadzenie danych potrzebnych do jej sporządzenia, a nie jej fizyczne wydrukowanie. Jeśli system przechowujący kopie dokumentu umożliwia jej wydrukowanie na każde żądanie organu kontrolującego, to funkcja dokumentacyjna zostaje spełniona.

Należy jednak pamiętać, że obowiązek zabezpieczenia kopii dokumentów, czy to w formie papierowej czy też elektronicznej spoczywa na podatniku i dlatego też należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenie systemu oraz bieżące sporządzanie kopii tego archiwum.

Orzeczenie NSA